海外の大学や行政機関、企業等へ書類を提出する際、「翻訳証明書」や「アポスティーユ」が必要かどうか分からず、お困りになるご担当者様は少なくありません。今回は、よくあるご質問をベースに、翻訳証明書とアポスティーユの基本、そしてスムーズに依頼するためのポイントをわかりやすく解説します！
目次
1. 「翻訳証明書」ってどんな書類？
お客様
海外の機関に書類を出すのですが、「翻訳証明書をつけてください」と言われました。
これって何ですか？
スタッフ
ご相談ありがとうございます！翻訳証明書とは、当社が「原文の内容に忠実に翻訳したものであること」を公的に証明する文書のことです。
翻訳者個人の署名に代わり、翻訳会社として責任をもって発行するため、海外の大学・行政機関・企業等へ提出する際の「翻訳文の正確性を担保する書類」として安心してお使いいただけます。
2. 面倒な手続きを簡素化！「アポスティーユ」とは？
お客様
なるほど！さらに「アポスティーユも必要」と言われたのですが、翻訳証明書とは別物ですか？
スタッフ
はい、別の手続きになります！本来、外国で公文書や私文書を認めてもらうためには、以下のような何段階もの「リーガリゼーション（認証）」が必要です。
- 公証人の認証を受けた後、所属する地方法務局長の長による公印証明を受ける
- 外務省において、その法務局長の公印が間違いないことの公印確認を受ける
- 提出先の国の駐日大使館（領事館）による領事認証を受ける
この一連の煩雑な手続きをグッと簡素化してくれたのが「アポスティーユ」です（提出先がハーグ条約加盟国の場合に利用できます）。
3. アポスティーユ取得まで一括で依頼できる？
お客様
公証役場に行ったり外務省に行ったり…個人でやるには時間も手間もかかりそうですね。
スタッフ
そうなんです。ご自身で進めようとすると大変ですよね。
でもご安心ください！ホンヤク社では、「翻訳」から「翻訳証明書の発行」「公証役場での認証」「アポスティーユの取得」までを一括で代行・サポートしております。
4. 事前に確認しておきたい5つのポイント
お客様
まとめてお願いできるのはすごく助かります！依頼する前に、準備しておくべきことや伝えるべき情報はありますか？
スタッフ
手続きをスムーズに進めるために、以下の5つのポイントを事前にご確認・お知らせいただいております！
- 提出先の国・地域：アポスティーユが取得可能か判断するために必要です。
- 提出先の機関名・用途：同じ国でも提出先により求められる形式が異なる場合があります。
- 翻訳対象書類の種類：戸籍謄本、登記簿謄本、定款、各種証明書などにより手続きが変わります。
- 氏名や会社名などの表記指定：既存の英語表記などを共有いただくことで、表記の不一致を防げます。
- ご希望の納期：翻訳後に認証・証明手続きが発生するため、提出期限の確認が重要です。
5. まとめ
海外提出書類の翻訳や各種証明・認証手続きは、専門的な知識や手順が必要となります。ホンヤク社では、お客様のご状況に合わせて必要な対応範囲を整理し、適切なお見積もりとスケジュールをご案内いたします。
「何から手をつければいいか分からない」「自分の書類には何が必要？」といったご不明点がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください！